Техническая статья по теме "Автоматизация учета обособленных подразделений с использованием 1С:Бухгалтерия 8.1"

В настоящее время, в связи с расширением и укрупнением бизнес-структур, все большее количество организаций работают вне рамок территории одного муниципального образования. При этом требования законодательства и соображения повышения эффективности бизнеса побуждают предприятия регистрировать филиалы и представительства – обособленные подразделения (ОП).

Возникает новый круг задач по автоматизации отражения фактов хозяйственной деятельности и расчета налогооблагаемой базы территориально распределенных предприятий в бухгалтерском учете.

В данной статье мы рассмотрим способы решения этих задач на примере программного продукта 1С Бухгалтерия 8.1., имеющий большие возможности реализации обмена информацией между отдельными базами данных обособленных подразделений. Сразу заметим, что типовое решение не позволяет решить все возникающие в таких условиях задачи.

Нашей целью является демонстрация решения, позволяющего автоматизировать учет, ведущийся в ситуации наличия у организации территориально обособленных подразделений.

В приведенной статье Вы можете подробнее  ознакомиться с вариантами решения.

  • Автоматизация учета НДС обособленных подразделений выделенных на отдельный баланс и ведущих учет в отдельных базах
  • Автоматизация отражения передачи запасов между обособленными подразделениями
  • Реализация в 1С Бухгалтерия 8.1 документа Авизо на передачу запасов
  • Примеры движений формируемых документом Авизо
  • Особенности учета, позволяющие упростить автоматизацию учета передачи запасов меду обособленными подразделениями
  • Автоматизация отражения изменений взаиморасчетов с контрагентами между обособленными подразделениями
  • Реализация в 1С Бухгалтерия 8.1 документа Авизо на изменение взаиморасчетов
  • Примеры движений формируемых документом Авизо
  • Формирование налоговых регистров и закрытие налогового периода по НДС
  • Организация обмена данными для целей отражения операций, связанных с НДС в обособленных подразделениях

1С Бухгалтерия 8.1 решает задачу комплексной автоматизации бухгалтерского учета (БУ) на предприятии.

Одной из самых распространенных ошибок пользователей является предположение о том, что достаточно отразить операции между ОП ручными проводками в бухгалтерском учете (БУ). Несмотря на то, что все хозяйственные операции находят свое отражение в БУ, данных БУ, как правило, оказывается недостаточно, для того чтобы на их основании выполнить расчет показателей, необходимых для других видов учета. Это связано в первую очередь с нежеланием разработчиков усложнять БУ, который и без того нельзя назвать слишком простым. Например, требования к формированию книг покупок и продаж на основании данных БУ приведет к необходимости ведения аналитического учета на счетах взаиморасчетов с контрагентами с точностью до документов, а также при определенных условиях потребует ведения учета партий ТМЦ на счетах БУ. Излишние детали и информация с точки зрения БУ, вынесены в программе 1С Бухгалтерия в отдельные подсистемы.

Принцип, реализованный в системе 1С Бухгалтерия 8.1, позволяет отражать события сразу для целей нескольких видов учетов. Задачу одновременного отражения события хозяйственной деятельности в различных системах учета в 1С выполняют документы, в процессе своего проведения. Таким образом, для автоматизации учета ОП необходимо реализовать набор документов, отражающих взаимодействие ОП, которые бы корректно регистрировали такие события для целей всего спектра, автоматизируемых учетов.

Состав и приоритетность задач, возникающих в ходе автоматизации ОП, определяется несколькими факторами, а именно:

  • отраслевой спецификой деятельности организации и ее ОП, что в большей степени и определяет остальные факторы
  • особенностями ведения учета в организации, которые находят свое отражение в утвержденной учетной политике по БУ и НУ
  • вариантом организации работ ОП, принятым на предприятии, которые также должны быть отражены в учетной политике
  • имеющейся инфраструктурой в области ИТ, в основном каналами связи между ОП и использующимся ПО для автоматизации учета.

 

Если первые два фактора являются общими для организаций как имеющих, так и не имеющих ОП, то остальные как раз и являются ключевыми для классификации всего спектра существующих способов автоматизации учета организаций, имеющих ОП.

Несмотря на все разнообразие вариантов организации работы обособленных подразделений (ОП) следует отметить несколько существенных моментов, которые позволят их классифицировать:

1. По вариантам организации работ ОП

  • наличие у ОП выделенного баланса
  • наличие у ОП собственного расчетного счета
  • способность ОП самостоятельно формировать финансовый результат

2. По имеющейся инфраструктуре ИТ, позволяют ли характеристики надежности и скорости каналов связи вести учет

  • в единой базе данных
  • в отдельных базах данных

Необходимо отметить, что решение о ведении учета в раздельных базах конечно может быть принято исходя из других соображений, вне зависимости от свойств ИТ инфраструктуры.

Адаптированное к потребностям территориально распределенной организации решение, должно позволять вести автоматизированное отражение фактов хозяйственной деятельности, которые затрагивают два и более ОП, например филиал и головную организацию, или филиал и филиал. Именно в таких операциях и будет отражена специфика ведения учета при наличии ОП. Для описания способов решения поставленных задач классифицируем события, которые могут иметь место при взаимодействии ОП в процессе хозяйственной деятельности:

1. Передача внеоборотных активов

  • основное средство, введенное в эксплуатацию (01)
  • приобретенные объекты ОС (08)
  • оборудование (07)

2. Передача запасов

  • товаров и материалов купленных (41, 10)
  • продукции собственного производства (43, 21)

3. Передача или оплата задолженности (изменение взаиморасчетов)

  • дебиторской поставщиков (авансы выданные) (60, 76)
  • дебиторской заказчиков (62, 76)
  • кредиторской перед поставщиками (60, 76)
  • кредиторской перед заказчиками (авансы полученные) (62, 76)

4. Передача или оплата задолженности по налогам и сборам (68, 69)

5. Передача затрат (20, 26, 29, 44)

6. Расчеты с работниками (70, 71, 73)

7. Передача отложенных активов и обязательств (09, 77)

8. Передача результатов реализации по основной и прочим видам деятельности (90, 91)

Таким образом, сочетание вида хозяйственной операции, учета, в целях которого операция отражается, а также варианта организации учета в ОП дает возможность точно классифицировать стоящую задачу по автоматизации учета и способ ее решения.

Поскольку количество возможных комбинаций регистрируемых операций, вариантов организации учета в ОП, а также налогов, чрезвычайно велико, невозможно в рамках одной статьи описать решение, позволяющее автоматизировать все возможные задачи и варианты. Поэтому рассмотрим наиболее актуальную для многих предприятий задачу автоматизации учета организации, осуществляющей торговую деятельность в нескольких территориально удаленных точках через ОП, которые выделены на отдельные балансы и ведут учет в отдельных базах данных. Приоритетным видом учета для подобной организации будет являться помимо бухгалтерского, учет для целей НДС, т.е. расчет налогооблагаемой базы по НДС, а также формирование налоговой декларации и налоговых регистров, к которым можно отнести Книгу продаж, Книгу покупок и реестры выставленных и полученных счетов-фактур. Наиболее актуальными хозяйственными операциями в данной ситуации будет отражение в учете факта передачи запасов и уведомление об изменении взаиморасчетов между ОП.

ОП, выделенные на отдельный баланс, имеют собственную бухгалтерию, которая и ведет БУ всех операций связанных с деятельностью ОП, а также формирует бухгалтерскую отчетность, например баланс, отчет о прибылях и убытках, которая затем объединяется в сводную отчетность в головном подразделении организации. Отчетность ОП является внутренней отчетностью организации и служит для целей минимизации передаваемой между ОП информации, вместо информации по каждой хозяйственной операции передается только сводная отчетность. Для обобщения информации о взаиморасчетах ОП между собой предназначен счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты», аналитический учет по которому должен вестись в разрезе всех ОП, выделенных на отдельный баланс. При объединении балансов всех ОП и головного подразделения организации счет 79 должен закрываться и не иметь сальдо. Документально факт проведения операций между ОП, выделенных на отдельный баланс, отражается с помощью Авизо - официального извещения об изменениях в состоянии взаимных расчетов, переводе денег, посылке товаров и т.п. направляемого одним ОП другому.

Для целей НДС ОП самостоятельно выставляют счета-фактуры, журналы учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж ведутся ОП в виде разделов единых журналов учета, книг покупок и продаж организации. Из анализа состава книг покупок и продаж становится очевидным, что для правильного их формирования требуется сопоставить полученные и выставленные счета-фактуры тем платежам, которые были произведены между организацией и ее контрагентами, это же требуется и для правильного расчета НДС с полученных авансов. Таким образом, задача правильного исчисления и оплаты НДС для организации, имеющей ОП, заключается в отражении в подсистеме НДС факта проведения платежа одного ОП за другой. Также, несмотря на то, что передача товарно-материальных ценностей между ОП одной организации не облагается НДС, поскольку не происходит смена собственника, существует ряд причин, по которым такое событие необходимо отразить в подсистеме автоматизации учета для целей НДС 1С Бухгалтерия 8.1.

Необходимость в отражении хозяйственной операции по передаче запасов между ОП возникает в том случае, когда в учете отражаются операции, которые могут не позволить отнести полученный НДС к вычету в налоговом периоде его получения, или требуют восстановления НДС, ранее отнесенного к вычету в прошлых налоговых периодах, или начисления НДС. Это может быть связано со следующими особенностями организации:

  • ОП имеет виды деятельности, облагаемые ЕНВД
  • осуществляется реализация по ставке 0%
  • ведутся СМР, на которые направляются полученные товарно-материальные ценности
  • имеются ОП, деятельность которых не направлена на получение прибыли (санатории, детские сады и пр.)

 

Для автоматизации учета НДС в таких условиях в 1С Бухгалтерия 8.1 редакция 1.6 необходимо установить в настройках учетной политики признак: "Организация осуществляет ведение учета без НДС или с НДС 0%".

При передаче ТМЦ из одного ОП в другое необходимо передавать не только себестоимость, но и НДС полученный, если он не был направлен к вычету в прошлых налоговых периодах, а также, по каждой ТМЦ, информацию о поставщике и счете-фактуре, на основании которого этот НДС был выделен.

Рассмотрим реализацию в 1С Бухгалтерия 8.1 редакция 1.6 хозяйственной операции передачи ТМЦ для целей учета НДС более подробно. Поставим перед собой цель минимизации, вносимых модификаций в имеющееся типовое решение.

Задача отражения перемещения ТМЦ между ОП может быть решена созданием нового документа конфигурации «Авизо» с двумя видами операций:

  • Передача – отражает факт передачи ТМЦ в ОП в базе головного подразделения
  • Поступление – отражает факт поступления ТМЦ из головного подразделения в базе ОП

Документ должен формировать следующие движения в подсистеме БУ:

  • Дт 79  Кт <счет учета ТМЦ>  на сумму себестоимости ТМЦ - для операции Передачи
  • Дт <счет учета ТМЦ в ОП>   Кт 79 на сумму себестоимости ТМЦ для операции Получения
  • В случае если НДС не был направлен к вычету, включен в стоимость или был восстановлен, необходимо отразить передачу НДС полученного в ОП
  • Дт 79  Кт 19 на сумму НДС - для операции Передачи
  • Дт 19  Кт 79 на сумму НДС - для операции Получения

 

Параллельно документ должен формировать движения в подсистеме учета НДС, данные по которой хранятся не на остатках хозрасчетного плана счетов, а в регистрах накопления. Авизо формирует свои движения по регистрам:

  • "НДС предъявленный", в котором хранится информация о суммах НДС, предъявленных поставщиками приобретенных ТМЦ. Если НДС по передаваемым ТМЦ еще не был направлен к возмещению, в документе, отражающем операцию по передаче ТМЦ, формируется движение по списанию сумм передаваемых ТМЦ. Если НДС уже был возмещен, при отражении операции передачи нет необходимости в формировании движений по регистру. Вместе с тем, при проведении документа отражающего получение ТМЦ движения необходимо формировать в обоих случаях, причем во втором случае формируется как получение НДС предъявленного, так и его списание. Такие движения необходимы для последующих возможных операций по восстановлению, ранее возмещенного НДС в ОП
  • "НДС по партиям запасов", содержащем данные о стоимости партий ТМЦ и НДС, выделенным по этим партиям. При проведении документа, отражающего передачу ТМЦ в ОП документ формирует движение по списанию из партий, передаваемых ТМЦ, документ, оприходующий ТМЦ, в свою очередь формирует поступление партий товаров на учет в ОП
  • "НДС, включенный в стоимость", в котором хранится информация о сумме НДС по счету-фактуре, включенной в стоимость ТМЦ при условии, если раньше НДС был включен в стоимость ТМЦ. Поскольку этот регистр является оборотным при проведении документа, отражающего передачу ТМЦ выполняется сторнирование ранее выполненного движения по включения НДС в стоимость, на сумму передаваемого в ОП ТМЦ. При поступлении в ОП повторно отражается включение НДС в стоимость ТМЦ.


© 2007 — 2017 ООО "Бимcис"
Использование материалов сайта возможно только при наличии гиперссылки на www.bimsis.ru
Многоканальный телефон: +7 499 705 11 36, +7 495 544 3701